Peter ist 22 Jahre alt, Absolvent des Wirtschaftsingenieurwesens und sehnt sich seit Wochen seinen ersten Arbeitstag in einem mittelständischen Unternehmen herbei. Voller Eifer und hoch motiviert trifft er im Foyer seines neuen Arbeitgebers ein. „Guten Morgen. Wie kann ich Ihnen behilflich sein?“ „Peter mein Name. Ich habe heute meinen ersten Arbeitstag.“ „Da muss ich leider passen. Ich wurde nicht über die Ankunft eines neuen Mitarbeiters in Kenntnis gesetzt.“ Als Peter auf Umwegen in seiner neuen Abteilung angekommen ist, muss auch sein zuständiger Arbeitskollege feststellen, dass keinerlei Vorbereitungen für den Neuankömmling getroffen wurden. „Ließ Dir heute erstmal die Dokumente durch, die ich dir zur Verfügung stelle. Alles Weitere besprechen wir morgen.“ Nachdem Peter gefühlt zum hundertsten Mal die Dokumente an seinem dürftig eingerichteten Arbeitsplatz studiert hat und sich auch in den folgenden 2 Tagen nichts an dieser Situation geändert hat, entscheidet er sich dazu, dass das nicht das Unternehmen sein wird, in dem er langfristig arbeiten möchte. Enttäuscht sucht Peter das Büro des HR-Managements auf, um seine Kündigung einzureichen. Ihm ist bewusst, dass er als Millennial und erfolgreicher und qualifizierter Absolvent nicht lange auf ein neues Jobangebot warten muss. Diese kurze Story zeigt deutlich, dass der erste Eindruck prinzipiell entscheidend dafür ist, topmotivierte und engagierte Absolventen an Dein Unternehmen zu binden.


Was ist dieses Onboarding überhaupt?

Um neue Mitarbeiter für Dein Unternehmen zu gewinnen, ist exzellentes Recruiting unerlässlich geworden. Aber mit dem bloßen Recruiting potenzieller junger Talente ist deine Arbeit als Personaler längst nicht mehr getan! Immer wichtiger wird nämlich auch das Onboarding neuer Teamkollegen, damit diese Deinem Unternehmen nicht gleich wieder den Rücken kehren. Die ersten paar Tage in Deinem Unternehmen können nämlich einen bleibenden Eindruck deines Unternehmens hinterlassen.

Als Personaler weißt Du vermutlich selbst am besten, was für einen neuen Mitarbeiter in den ersten Tagen alles schief laufen kann: Oftmals sind die Kollegen nicht einmal über die Ankunft eines neuen Teammitglieds informiert, sämtliche Arbeits-Accounts sind noch nicht eingerichtet und im schlimmsten Fall hat der Vorgänger nicht einmal mehr seinen Schreibtisch von seinen Arbeitsutensilien befreit. Eine Horrorvorstellung für jeden Neuankömmling. Umso wichtiger ist es, die ersten Wochen für deinen neuen Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu gestalten. Er soll sich wohl und willkommen fühlen. Als HR-Manager solltest du daher vollen Fokus auf ein verantwortungsvolles und vor allem nachhaltiges Onboarding legen.

Im Großen und Ganzen bezeichnet das Onboarding also einen Prozess im Bereich des Personalmanagements, mit dem Ziel, neue qualifizierte Fachkräfte schnell und effizient in Dein Unternehmen mit geeigneten Maßnahmen zu integrieren und langfristig an Dein Unternehmen zu binden. Die Schwierigkeit, qualifizierte Fachkräfte zu finden wird für Unternehmen zunehmend spürbar – laut einer Studie der ZEIT, fehlen bis zum Jahr 2030 drei Millionen Fachkräfte. Du solltest Dir also vorab Gedanken darüber machen, wie du junge und zugleich qualifizierte Absolventen bestmöglich in dein Unternehmen eingliederst und mit den Kollegen, Vorgesetzten und vor allem auch Deiner Unternehmenskultur vertraut machst.

Je besser einem neuen Mitarbeiter die Eingliederung in das neue Arbeitsumfeld ermöglicht wurde, desto leichter fällt es ihm anschließend, zuverlässige Leistungen abzuliefern. Interessant ist demnach auch eine Studie der Meta five GmbH, die verdeutlicht, dass eine schnelle Entfaltung der Leistungen eines Mitarbeiters in 76 Prozent der Unternehmen wahrgenommen wird und somit als Hauptargument für den Einsatz von Onboarding-Methoden anzusehen ist. Was du alles beim Onboarding eines neuen Teammitglieds beachten musst und wie du die ersten kritische Tage souverän meisterst, ohne dabei wichtige Aspekte zu vergessen, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Vor Beginn des ersten Arbeitstages

Bevor Dein neuer Mitarbeiter überhaupt seinen ersten Arbeitstag beginnt, musst Du als HR-Manager den kompletten organisatorischen Teil übernehmen. Das wohl wichtigste Element ist hier der Arbeitsvertrag. Stelle sicher, dass dieser vom neuen Teammitglied unterschrieben wurde und in der Personalakte abliegt. Zudem solltest Du bereits Formalitäten, wie die Beantragung eines Schlüssels sowie eines Mitarbeiterausweises geklärt haben. Vor Beginn des ersten Arbeitstages musst du zusätzlich sicherstellen, dass alle am Onboarding beteiligten Mitarbeiter alle notwendigen Informationen sowie To-Do‘s erhalten haben und zu den jeweiligen Onboarding-Terminen eingeladen wurden.

Stelle außerdem sicher, dass die Umverteilung der Verantwortlichkeiten im Team bereits vorab der Abteilung, sowie dem Vorgesetzten, kommuniziert wurden. Außerdem solltest Du dich darum kümmern, alle für den Mitarbeiter notwendigen Schulungen zu organisieren und den Arbeitsplatz des zukünftigen Mitarbeiters voll funktionstüchtig vorzubereiten. Denke dabei vor allem an einen funktionierenden Laptop, auf dem du vorab schon alle wichtigen Programme installiert haben solltest. Dein neuer Mitarbeiter sollte außerdem die Zugangsdaten sowie Lizenzen für all diese Programme haben. Außerdem sollte sein Arbeitsplatz ansprechend hergerichtet sein, sodass er sich direkt willkommen fühlt. Obendrauf freut sich Dein neuer Mitarbeiter sicher über eine kleine Aufmerksamkeit in Form eines Willkommensgeschenks – ein hübsches Blümchen kann hier schon den ersten positiven Eindruck wecken!

Am ersten Arbeitstag

Der „große Tag“ ist gekommen – Dein neuer Mitarbeiter hat heute seinen ersten Arbeitstag! Versuche ihm diesen so angenehm wie möglich und gut durchstrukturiert zu gestalten, denn nichts trübt die Stimmung des Neulings mehr, als ein Unternehmen, das ihn unfreundlich empfängt. Deinen neuen Kollegen solltest du dann in Empfang nehmen, wenn der Großteil deines Teams bereits vor Ort ist. Begrüße ihn freundlich und gib ihm einen groben Überblick darüber, was ihn an diesem Tag erwarten wird und wie die nächsten Schritte im Onboarding-Prozess aussehen werden. Besonders Bewerber der Generation Y legen großen Wert darauf, sich an ihrem zukünftigen Arbeitsplatz wohlzufühlen und als Teil des Teams gesehen zu werden! Wer wird ihn durch den Tag begleiten? Wen wird er heute treffen? Eine Führung durch alle Abteilungen ist obligatorisch. Zudem solltest den Neuling erstmal den anderen Teammitgliedern vorstellen. Eine persönliche Ansprache vom Chef und die gegenseitige Kommunikation der Erwartungen und Anforderungen an den neuen Mitarbeiter durch den direkten Vorgesetzten runden die ganze Sache ab. Besonders wichtig: Die erste Mittagspause. Diese bereitet den Neuankömmlingen nämlich oft Bauchschmerzen – kündige bereits am Morgen das gemeinsame Mittagessen inklusive Uhrzeit und Treffpunkt an, damit der Neuling entspannt in den ersten Arbeitstag starten kann.

Während der ersten Arbeitswoche

Im Laufe der ersten Arbeitswoche sollte der Mitarbeiter mehr und mehr mit den To-Do´s und Strukturen des Unternehmens vertraut gemacht werden. Beispielsweise wurden ihm die Unternehmensprodukte bzw. -dienstleistungen und deren Benefits vorgestellt. Zudem hat er die SOP gelesen und unterschrieben, sowie erste eigene kleine Aufgaben und Projekte zugewiesen bekommen. Wichtig ist es auch, dem Neuling die Firmenkultur sowie die Unternehmensziele zu kommunizieren und inwiefern er mit seiner zukünftigen Arbeit einen Beitrag dazu leisten kann, diese Ziele zu erreichen. Insbesondere dieser Aspekt ist beim Onboarding von Millennials nicht zu vernachlässigen. Letztendlich heißt es gerade in der ersten Arbeitswoche: Teamgeist! Stelle sicher, dass der neue Mitarbeiter von seinen Kollegen vollständig in die Gruppe integriert wird.

Nach der ersten Arbeitswoche

Nachdem die erste spannende Arbeitswoche für deinen neuen Kollegen überstanden ist, ist es wichtig seine ersten Eindrücke abzufragen. Was ist ihm positiv bzw. negativ im Gedächtnis geblieben? Hat er sich wohl und willkommen gefühlt? Gerade dieser Punkt ist für dich als HR´ler enorm wichtig, da du durch das Feedback die Möglichkeit hast, deinen Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Zudem solltest du deinen neuen Kollegen nun mit den unternehmensinternen Urlaubsregelungen vertraut machen. Mache ihm auch klar, wie er sich im Krankheitsfall zu verhalten hat. Letztendlich solltest du den Neuling auch über Arbeitszeiten und Home-Office Möglichkeiten informieren.

Nach einigen Wochen/Monaten

Nun sollte sich dein neuer Kollege gut eingelebt haben. Was also heißt das nun für dich als HR´ler und deinen weiteren Onboarding-Plan? Nach einigen Wochen macht es Sinn, ein zweites Feedback des Neulings durch den direkten Vorgesetzten einzuholen. Das Zauberwort heißt hier regelmäßiges Feedback! Regelmäßiges Feedback ist enorm wichtig, denn es bringt nicht nur Dein Unternehmen voran, sondern bietet auch deinen Mitarbeitern die Chance, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und dauerhaft motiviert zu bleiben.

Nun ist es vollbracht! Der einstige Neuankömmling ist nun ein vollwertiges und top integriertes Mitglied deines Unternehmens – Herzlichen Glückwunsch! Was du allerdings bei all den Höhen und Tiefen im Prozess des Onboardings nie vergessen solltest: authentisch bleiben. Passe das Onboarding an den Stil deines Unternehmen an, arbeite kontinuierlich an der Verbesserung deiner Prozesse, werde so nach und nach zum Onboarding-Profi und vermeide dadurch Unannehmlichkeiten, wie sie unserem Peter aus der Einstiegsstory widerfahren sind.

Kommentieren

person
Über den Autor
Jasmin kam zufälligerweise bei uns vorbei. Angelockt vom Duft diverser Süßigkeiten aus unserer Snackbox, war ihre Entscheidung sofort klar - hier muss ich arbeiten. Als Expertin im Marketing schreibt sie am liebsten Beiträge zu diversen Themen in diesem Bereich.